Télétravail au cœur de la digitalisation à l’ère du Covid19

Publié le par Chahinez KERROUCHE

Flashback

2020, une année exceptionnelle qui a impacté considérablement l’économie mondiale à cause du coronavirus. D’abord épidémie en Chine, elle s’est ensuite propagée partout dans le monde, jusqu’à ce qu’elle soit déclarée comme pandémie par l’OMS, qui a alerté tous les pays à prendre les mesures nécessaires afin de ralentir sa propagation.

Le premier réflexe adopté par plusieurs pays comme la France, était la mise en place d’un confinement. Une mesure inédite, et non sans conséquence sur l’économie du pays qui passait déjà par une période de crise suite aux multiples grèves principalement liées à la loi relative à la réforme des retraites.  En effet, la problématique fondamentale portait sur la manière de protéger la population sans impacter l’économie nationale.

Dès sa mise en vigueur, les entreprises ont donc été invitées à adopter le télétravail pour toutes les fonctions qui ne nécessitait pas la présence du personnel dans les locaux de l’entreprise, afin de minimiser les déplacements, les regroupements et les interactions entre individus.

Le télétravail en France

Une étude menée par Malakoff Humanis auprès des salariés et managers du secteur privé indique une nette progression du déploiement du télétravail de 2017 à aujourd’hui, avec un pourcentage passant de 25% à 30%.

Concrètement, le télétravail reste occasionnel en France ; un rapport publié en 2019 par La direction de l’Animation de la recherche, des Études et des Statistiques indique que 47% des salariés pratiquent moins d’un jour par semaine, 17% un jour par semaine, 22% plus d’un jour par semaine et 14% seulement télétravaillent en permanence.

Le COVID en a fait une pratique généralisée pour une grande partie des emplois qui sont éligibles pour un travail à distance. Aujourd’hui, il concerne des milliers de salariés, il y a 20% des actifs qui sont exclusivement en télétravail (soit 1 personne sur 5). Ce qui permet une pérennité des diverses activités économiques.

Comment les entreprises ont-elles réagi à ce bouleversement?

Avec l’avènement du numérique, les entreprises ont dû s’adapter afin de rester compétitives et de répondre au mieux aux attentes de leurs clients.

En France, alors que les grandes entreprises et les startups ont fait preuve d’anticipation, les PME et les petites firmes semblent quant à elles, trainer la patte lorsqu’il s’agit de passer au digital. Le manque de temps, de compétences, et les coûts induits par cette transformation figurent parmi les obstacles auxquels certaines entreprises font face.

Le 3e baromètre “croissance et digital” de l’ACSEL (l’association de l’économie numérique) montre ainsi que 64% des ETI (entreprise de taille intermédiaire) sont engagées dans une transformation digitale contre 46% des PME.

Le télétravail n’est pas l’habitude la plus répandue au sein des entreprises Françaises comme le démontrent les chiffres (14% seulement de la population active qui télétravaillent en permanence). Cette pratique est considérée comme une alternative de travail à distance laxiste où le salarié peu réactif et productif ne serait pas à même d’assurer correctement ses fonctions, et elle était loin d’être démocratisé. Pourtant, en dépit de certaines réticences persistantes, le télétravail a largement fait ses preuves ces dernières années, d’autant plus que, la crise sanitaire associée à la Covid19 a changé la donne. Aujourd’hui, le télétravail est devenu un idéal et une solution privilégiée pour maintenir la continuité de l’activité des entreprises face à un avenir incertain.

Pour la plupart des entreprises qui avaient l’occasion d’expérimenter le télétravail, n’ont pas été bouleversées par les nouvelles pratiques imposées, et se sont naturellement ancré dans un processus de travail déjà établi. Les petites et moyennes entreprises l’ont plutôt vécu comme un véritable changement de paradigme de travail.

En effet, la première catégorie était déjà assez bien outillée en matériel adéquat, en service informatique sécurisé, et à des habitudes d’échange, de communication et de management à distance expérimentées.

La deuxième catégorie s’est retrouvée d’abord face à la problématique managériale, de contrôle et de collaboration, ensuite à des outils manquants ou inconnus qu’il faudrait s’approprier afin d’assurer au mieux les missions des employés.

Quels sont les outils digitaux à mettre en place pour optimiser le télétravail ?

Maintenant que le télétravail fait l’objet d’accords sociaux, et qu’en parallèle les entreprises développent de plus en plus leur transition numérique, le processus du télétravail et de la digitalisation doivent aller de pair pour être réalisés en même temps.

Le télétravail et la digitalisation sont en effet un levier de manœuvre pour les entreprises, surtout en temps de crise, c’est deux ressources qui, combinées ensemble, permettent de minimiser les risques et de maintenir la continuité de l’activité de l’entreprise, en conservant sa capacité de gestion, d’analyse, de pilotage et d’exécution.

Qui dit travail à distance, dit outils numériques ! en effet avoir les outils nécessaires est primordial pour pouvoir collaborer avec ses collègues ou tout simplement effectuer ses tâches quotidiennes.

Le premier challenge a relever pour un télétravail réussi et efficace, c’est l’élaboration d’une bonne organisation au sein des entreprises afin que les employés soient performants et productifs. Le deuxième challenge est de veiller à maintenir un contact social avec tous les collaborateurs en favorisant le travail collaboratif. Cela pose une question sur les nouveaux défis autour du management à distance, auxquels sont confrontés les entreprises.

En effet, pour envisager le télétravail, des actions de préparation en amont doivent être anticipées afin de mener à bien le processus. Toutefois, dans les conditions exceptionnelles dans lesquels celui-ci a été mis en place, certaines entreprises n’y étaient pas du tout préparées. Alors comment peut-on suivre cette propension sans trop de pertes ?  Comment piloter au mieux ses équipes et instaurer de l’autonomie et de la confiance pour remplacer le management de contrôle ?

Pour se donner les moyens, les entreprises ont adopté des solutions digitales en lignes basée sur le modèle SAAS !

Le monde SAAS est l’acronyme anglais de « Software as a service » ou logiciel autant que service ; c’est une gestion basé sur le concept cloud, il permet a l’entreprise d’accéder aux fonctionnalités d’un logiciel directement sur internet sans pour autant l’installer sur son serveur interne, ainsi les employés de l’entreprise peuvent utiliser ou se connecter au logiciel à partir d’un ordinateur ou de tout autre appareil (y compris les appareils mobiles) via le réseau.

Le modèle SAAS s’est vite développé pour répondre à la forte demande des entreprises, il est désormais disponible dans toutes les catégories, comme la bureautique, la comptabilité, les outils de collaboration, la vidéoconférence, les communications ou pour la gestion de la relation client et la gestion des ressources.

Aujourd’hui, à l’ère du digital, ces solutions logicielles 100% cloud sont de véritables aubaines qui facilitent le travail à distance tout en améliorant la performance des équipes.

Les entreprises ont donc mis en place des outils digitaux innovants, afin que leurs employés disposent de tous les matériels nécessaires pour qu’ils soient aussi réactifs que performants. Parmi ces outils on citera :

ZOOM, l’incontournable! comme outil de communication : visioconférence, webconférence, audioconférence, messagerie instantanée, enregistrement et streaming.

Teams, la plateforme de communication tout-en-un, idéale pour le travail collaboratif.  Permet de : gérer des équipes grâce aux canaux de discussions (salons de conversation), faire des appels, et visioconférence, de partager de fichiers en temps réel, planifier des rendez-vous, organiser des tâches…

Slack, certainement! Il s’agit d’un outil de communication en temps réel basé sur le Web, ou sous forme d’application. Il s’agit principalement d’un salon de discussion (canaux) et de collaboration. Celui-ci a remplacé au sein des entreprises l’e-mail, les forums privés et les chats de discussions interne.

Trello, of course! c’est l’outil de gestion de projet indispensable qui permet de mieux organiser ses tâches sous forme de cartes, au sein de colonnes (ou listes dans le langage de Trello) se déclinant par exemple en “A faire”, “En cours” et “Fait”. Récemment une fonctionnalité de « Timeline » a été ajouté à l’outil ; celle-ci s’inspire du digramme de Gant et permet de visualiser les superpositions entre deux tâches ou encore les éventuelles surcharges de travail.

Klaxoon, c’est un outil collaboratif pour des réunion efficaces, permet de partager ses idées sur un tableau blanc sous forme d’un brainstorming, mais encore de faire des sondages, des Networks, de l’animation…autant de possibilités pour bien travailler en équipe.

Calendly : avec cet outil, la prise de rendez-vous n’a jamais été aussi simple, il permet de planifier des évènements (réunion par exemple), vous n’aurez qu’à envoyer le lien à votre interlocuteur pour qu’il puisse choisir un créneau qui lui convient en fonction de vos disponibilités. Le rendez-vous s’ajoute alors automatiquement à votre calendrier.

Spark :  qui dit télétravail, dit tonne de mails. Cet outil permet justement une priorisation intelligente des e-mails grâce à son algorithme qui permet de recevoir des notifications qu’en cas de messages importants ou que vous estimez comme intéressants.

Quelques difficultés à surmonter…

Des difficultés demeurent partagées par l’ensemble des acteurs, et que nous pouvons résumer, sans être exhaustif dans les points ci-dessous :

  • Contrôle du travail à distance.
  • Suivi des collaborateurs à distance.
  • S’adapter aux nouveaux outils de communication (Zoom, Skype, Slack, Klaxoon, Teams, Gotomeeting.com)
  • Motiver les collaborateurs à développer leur engagement au travail, dans l’équipe, dans l’organisation afin d’améliorer leur performance au travail.

Afin de mieux manager à distance il est tenu de :

  • Former les équipes aux nouveaux outils numériques.
  • La mise en place de de réunions virtuelles, notamment de visioconférences, qui permettent aux collaborateurs de partager avec l’équipe ce qui a été accompli et l’agenda à venir. Le manager doit alors s’assurer que chacun puisse s’exprimer au cours de ces rendez-vous.
  • Le manager a tout intérêt également à créer des interactions entre les salariés en adoptant le travail en mode projet. Plus largement, il est logique qu’un télétravailleur rencontrant des problèmes techniques avec son matériel puisse contacter directement le service IT sans passer par son supérieur hiérarchique.
  • Il convient également de mesurer le climat social, en s’appuyant sur des indicateurs clés (data et verbatims). Il est donc préconisé donc de se doter d’outils pour surveiller en temps réel la situation et adapter en conséquence sa politique de management.

Les avantages reconnus au télétravail

Le télétravail s’est révélé un aspect crucial pour la poursuite des activités, 94% des employés télétravailleurs y trouvaient au moins un avantage selon le sondage publié par Satista (CF. graphique)

Le télétravail a permis de réduire des trajets pendulaires ; d’accroitre la concentration des travailleurs sur leurs tâches, sans les interruptions du travail en présentiel ; un meilleur équilibre entre le travail et la vie personnelle grâce à des horaires plus flexibles. Mieux encore, le télétravail serait bon pour la santé et l’efficacité. Qualité de vie, autonomie, productivité, finances, engagement, voilà quelques mots qui ressortent régulièrement des étude.

A cela nous pouvons ajouter les économies réalisées en consommation d’énergie au bureau (eau, électricité, l’entretiens, les équipements…etc.). On constate également que la confiance est réinjectée entre la relation manager-employés, on voit ainsi que le management de contrôle se dissipe derrière un mangement de responsabilisation. Ainsi, le manager peut libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée qu’il n’avait pas le temps de traiter auparavant.

cnetfrance.fr

Les inconvénients du télétravail ce n’est pas tout noir ou tout blanc

Quelques inconvénients demeurent toutefois constatés qui sont principalement :

  • Des risques d’Isolement et de perte de lien social et de contact avec les autres employés.
  • Manque de collaboration pour les entreprises les moins habituées.
  • Matériel souvent manquants (imprimantes, deuxième écran, bonne connexion internet, etc.)
  • Augmentation de la consommation en énergie électrique (chauffage) en hiver.

Top ou Flop?

Le télétravail s’avère une solution incontournable pour parer à des moments de crise imprévisibles internes à l’entreprise, ou qui toucherait tout un pays. Des crises qui pourraient induire des conséquences économiques très lourde.

Toutefois, il ne faut en voir une solution miracle ! Bien qu’il soit un moyen très efficace de rentabilité, de performance, et de collaboration efficace, des outils matériels adéquats, des modes d’organisation de travail et de communication doivent être bien étudiés et mis à disposition de l’ensemble des employés.

Bibliographie

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