La digitalisation, présente dans de nombreuses branches d’une entreprise, permet notamment une circulation des informations plus rapides. Au-delà du gain de temps globalement soulevé, la digitalisation favorise aussi le suivi des employés, et notamment du point de vue de la formation et du développement des compétences.
Au travers d’un échange avec Julien L’HERMITTE, chargé de ressources humaines, nous allons aborder en quoi le SIRH est un outil qui permet d’améliorer le suivi des collaborateurs, le développement des compétences et la formation.
Bonjour Julien, peux-tu te présenter ?
Je suis chargé de ressources humaines au sein de la société Pomona, un grossiste alimentaire pour professionnels de la restauration commerciale et collective.
Mes missions sont très diversifiées et sont principalement le recrutement, tout ce qui va concerner l’administration du personnel, la formation, la communication, la mobilité interne, les entretiens professionnels et aussi les questions liées au handicap et à l’insertion.
J’ai fêté mes 3 ans chez Pomona en septembre. Avant ça j’ai travaillé 2 ans en alternance chez CEMEX. Et encore avant j’étais 1 an chez Adecco en CDD lors d’une année de césure.
Ca fait donc environ 6 ans que je travaille dans le domaine des ressources humaines.
Peux-tu nous dire dans quel domaine et à quel niveau le digital intervient et en quoi c’est aidant ?
Formation : Pour la partie formation on a un SIRH. Avec ce logiciel on peut quasiment tout faire : saisi de plan, campagne de formation, suivi des obligations légales tous les 6 ans. L’outil nous envoie des rappels, ce qui nous évite d’avoir à faire des rappels sur 400 collaborateurs.
Chaque année on a environ 150 à 200 personnes qui ont des recyclages de formations à faire. L’outil suit tout ça pour nous et nous prévient. Ca permet un grand gain de temps et évite surtout les oublis.
Recrutement : Au niveau du recrutement c’est un peu moins présent. La digitalisation y est présente depuis longtemps ce qui fait qu’il y a de moins en moins de manipulations mais aussi beaucoup moins d’humain.
On a parfois 200 candidatures pour une offre sur un seul weekend. On fonctionne avec des mots clefs pour les critères importants : “permis B” pour un poste de commercial par exemple. Là-aussi on gagne du temps car le logiciel fait un premier tri selon les mots clefs et rejette déjà une partie des candidatures.
Développement des compétences : Pour le développement des compétences, on identifie les personnes qui ont un potentiel pour évoluer ou au contraire celles qui sont sous-qualifiées pour le post. A ces personnes-là, on leur propose une formation pour acquérir les compétences nécessaires au poste occupé. On peut également prévoir un départ en retraite en formant son successeur en amont. Ca évite de devoir faire du recrutement en externe.
Lors des entretiens de carrière avec les collaborateurs, on utilise également le SIRH, qui analyse leurs fiches de préparation à l’entretien. Là-aussi, l’outil permet de faire ressortir avec les mots clefs des candidats potentiels ou ceux désireux d’évoluer.
Une fois le désir d’évolution identifié grâce à l’outil, qui nous lance une alerte, on peut creuser la question et éventuellement proposer une évolution en interne au collaborateur.
On parle beaucoup de SIRH. Pourrais-tu nous définir ce terme ?
Il s’agit d’un système d’information des ressources humaines. Aujourd’hui on ajoute de plus en plus souvent la notion de gestion à celle d’information.
Ce système intègre un ou plusieurs logiciels consacrés à la gestion des ressources humaines.
Le but principal est de simplifier et d’optimiser les missions des ressources humaines. Le SIRH intervient dans 4 grands domaines : la paie, le recrutement, la formation et la gestion de carrière/développement des compétences.
Même si on comprend que la digitalisation est plutôt positive pour toi, vois-tu des points négatifs ?
Un des aspects négatif est lié au fait qu’en plus du dossier électronique, on conserve un dossier physique en cas de panne informatique. A ce niveau-là on a donc un peu de double travail pour mettre à jour les deux dossiers.
En plus de ça, l’aspect humain est moins présent. Même si je suis né à un moment où la digitalisation était déjà fort présente, et que je ne ressens pas un fort contraste, on a moins besoin de communiquer avec les autres et on peut perdre ce côté relationnel, comme au niveau de la gestion de carrières. Il y a moins de communication entre collègues car l’outil permet de faciliter le repérage de profils et réduit la nécessité de réunions humaines.
Concernant le recrutement; les candidatures refusées reçoivent des réponses automatiques de rejet, donc même si c’est plus simple et rapide pour nous, il n’y a plus d’interaction avec le candidat, où on peut expliciter les raisons du refus, ce qui peut permettre au candidat de s’expliquer et d’échanger avec nous.
Il y a aussi une perte de temps liée aux réseaux sociaux comme LinkedIn. Les gens postulent sur tout et n’importe quoi. Environ 3 à 6 CV sont retenus pour 100 candidatures reçues. Avant, le dépôt du CV demandait plus d’efforts. Maintenant il suffit d’un simple clic sur « postuler ».
Je reçois des CV d’agents de sécurité maitre-chien alors que je cherche un chargé de sécurité interne/prévention.
Environ 70 à 90% des CV reçus ne correspondent pas à l’offre.
Quelque chose à ajouter pour conclure ?
Pour conclure je dirais que souvent les collaborateurs sont un peu laissés à eux-mêmes pour se former, il n’y a pas beaucoup de suivi. On ne tient pas compte des séniors qui sont moins familiers avec l’informatique et les nouveaux outils.
Chez nous, les chauffeurs livreurs ont tous été formés au moins deux fois à l’outil PDA pour les bons de livraisons électroniques. Ils ont également eu un point avec leur manager une fois par semaine. Globalement il y avait un bon suivi de formation.
Il est vraiment important de ne pas oublier de former les gens aux nouveaux outils, tous, que l’outil soit considéré comme facile ou pas. On peut nommer des “référents outils” pour former les nouveaux arrivants.
Digitaliser c’est bien, mais il faut former les gens pour qu’ils puissent s’en servir correctement. Ne pas oublier l’accompagnement. Dans le cas contraire, c’est beaucoup d’argent investit et sans formation derrière, c’est surtout de l’argent perdu.
Un grand merci à Julien pour ta disponibilité et ton témoignage qui permet d’apporter un éclairage sur le rôle du SIRH au sein d’un service de ressources humaines.
Master Métiers de l’Enseignement, de l’Éducation et de la Formation, spécialisée premier degré