L’ERP, pour une gestion centralisée
L’ERP est un logiciel de gestion qui permet à l’entreprise de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant plusieurs fonctions de gestion au sein d’un seul et même système d’information.
Ces différentes fonctionnalités peuvent être, entre autres :
- La gestion comptable et financière
- La gestion des stocks
- La gestion des fournisseurs
- La gestion de la production
- La gestion de la vente
- La gestion de la distribution ou encore,
- La gestion de l’e-commerce
- La gestion des Ressources Humaines et de la paie
Le déploiement d’une solution ERP doit donc être étendu aux différents départements de l’entreprise. Une solution ERP permet alors une gestion centralisée des départements qui continuent néanmoins à fonctionner de manière indépendante. Ainsi, une commande est générée par le département des ventes, elle passe ensuite par le contrôle d’inventaire, puis par la facturation, par le département financier et arrive enfin à la production. Un logiciel ERP transforme ces processus en une série continue et efficace d’événements ce qui assure un meilleur suivi.
Avantages de l’ERP
L’utilisation d’une seule base de données, unique et commune, offre les avantages clés suivants :
- Interopérabilité des données
- Meilleure fiabilité des données
- Optimisation des processus : meilleure communication et coordination inter-départements
Dans la vidéo suivante, une représentante de l’entreprise Sage, société multinationale britannique (3ème société éditrice européenne de logiciels en 2010), nous expose ses arguments sur la nécessité d’opter pour un ERP à l’heure actuelle :
L’intégration de la fonction RH au sein de l’ERP
L’ERP collecte des données, les centralise dans une base unique, les rend accessibles et les restitue “intelligemment”. À l’inverse, pendant longtemps, la fonction Gestion des Ressources Humaines (GRH) s’est limitée à la gestion de la paie et à un suivi administratif des employés conformément aux contraintes légales du pays. La gestion de la paie, chronophage et sans forte valeur ajoutée, est aujourd’hui le plus souvent externalisée. Mais depuis de nombreuses années, la Gestion RH est devenue une fonction stratégique de l’entreprise, très sensible aux évolutions sociétales et technologiques. Les dirigeants et les DRH estiment que le capital humain doit être exploité et optimisé, et chacune des fonctions RH est développée dans ce sens. Il faut que l’entreprise se dote des moyens nécessaires pour maîtriser les coûts des RH. En outre, la direction des RH ambitionne de ne plus être considérée comme un centre de coûts : elle revendique sa contribution à la création de valeur de l’entreprise et s’entend sur des objectifs avec la direction générale. Dans les grandes entreprises, le DRH doit assurer la pérennité des ressources, un climat social apaisé, l’attractivité de l’entreprise et des niveaux corrects de satisfaction et de formation. Cela passe par le développement de nombreuses fonctions et par les logiciels correspondants.
C’est ainsi que la fonction RH se digitalise et est proposée dans un nombre croissant d’ERP.
- La fonctionnalité RH peut alors être un module au sein de l’ERP de l’entreprise. Soit le module est déjà complètement intégré à la solution ERP, soit il est proposé en option par l’éditeur. Dans les deux cas, une fois intégré, le module RH peut interagir avec les autres fonctionnalités de l’entreprise présentes dans l’ERP (comptabilité, finances, management de projet, etc.).
- Sinon, la fonction RH peut faire l’objet d’une solution digitale entièrement dédiée. On parle alors de SIRH – Système d’Information des Ressources Humaines .
Ces outils sont en pleine croissance. Ils sont complets, permettent de structurer les données et d’homogénéiser les processus de toutes les filiales au sein des grands groupes. De plus en plus paramétrables, conviviaux et ergonomiques, ils ont vocation à être utilisés par les utilisateurs finaux que sont les équipes RH, mais aussi les managers de proximité. Longtemps réservés aux grands groupes, ils se déclinent aujourd’hui pour les PME.
Ci-dessous, voici un extrait du site de l’éditeur Sage On peut observer que la fonctionnalité RH est proposée par l’éditeur, au même titre que d’autres fonctions, comme une solution complémentaire :
Limites à l’intégration de la fonction RH au sein de l’ERP
- On trouve dans l’ERP potentiellement toutes les fonctions RH : la gestion administrative du personnel, la gestion des temps et des activités, le suivi des évènements, des frais professionnels, des habilitations, des compétences, des visites médicales, du recrutement, de la paie, de la formation etc. Par ailleurs, comme vu précédemment, il existe des logiciels spécialisés pour la fonction RH. Ces logiciels dédiées (SIRH) sont généralement plus complets et plus pointus que les modules RH de l’ERP. En effet, tous les ERP n’offrent pas la même largeur ni la même profondeur fonctionnelle. Ils ne couvrent pas forcément tous les besoins et sont parfois plus difficiles à déployer. Ainsi, si l’entreprise doit se munir d’un système d’information supplémentaire plus complet, intégralement dédié à la fonction RH, cela engendre des coûts supplémentaires et limite l’intérêt de l’ERP. En effet, l’intérêt de l’ERP est de centraliser et de faciliter la gestion de toutes les fonctionnalités de l’entreprise au sein d’un même système. Si un autre système est nécessaire, il perd donc son atout de simplification et d’intégration globale. Il s’agit là d’une première limite de l’intégration de la fonctionnalité RH au sein de l’ERP de l’entreprise. De manière générale, les quelques solutions ERP les plus complètes proposent un périmètre large mais souvent insuffisant pour les grandes PME et les ETI.
- La multiplicité des solutions proposées rend difficile le choix pour les entreprises. En effet, le marché est en pleine croissance, et il y a un grand nombre d’éditeurs de logiciels. L’entreprise doit souvent faire appel à des conseillers afin de choisir la solution la plus adaptée à sa situation, ce qui engendre des coûts supplémentaires. Cependant, la mise en place d’ERP et de systèmes d’information performants s’avèrent aujourd’hui indispensable pour les entreprises si elles cherchent à se développer, et le coût engendré par la recherche et la mise en place d’un ERP doit être considéré comme un investissement.
Précautions à prendre lors de la mise en place de nouveaux SI
Que l’entreprise adopte un ERP global qui intègre un module RH, ou bien une solution dédiée (SIRH), elle doit impérativement accompagner ce changement afin que le nouveau système soit accepté par les collaborateurs :
- L’expression du besoin et le projet doivent être communiqués ; les raisons du changement doivent être argumentés,
- Un plan d’accompagnement du changement doit être élaboré, et les collaborateurs doivent être formés à la nouvelle solution
- Les risques doivent être anticipés
Si la partie technique est généralement maîtrisable, celle qui consiste à embarquer les salariés dans l’utilisation des nouveaux outils s’avère souvent plus délicate. « Dans une grande banque luxembourgeoise, la DRH craignait la résistance au changement de la part de commerciaux habitués aux fichiers Excel. Pour éviter tout blocage, une communication spécifique et ciblée a été réalisée lors du déploiement du logiciel. Il s’agissait de faire preuve de pédagogie et de montrer l’intérêt de cette nouvelle solution pour les salariés, mais également pour l’entreprise. Sans une communication adaptée, le nouveau processus peut être mal vécu : un logiciel de gestion des temps obligeant les salariés à pointer peut être vécu comme un flicage » indique Pascal Grémiaux, CEO d’Eurecia.
Sources :
https://www.sage.com/fr-fr/blog/choisir-logiciel-crm-erp/
https://www.novrh.com/erp-rh/https://www.focusrh.com/logiciels-rh/erpsirh-21600.html
https://www.focusrh.com/logiciels-rh/erpsirh/deployer-un-sirh-toutes-les-etapes-29906.html
Acronymes :
ERP : Entreprise Ressource Planning
SIRH : Systèmes d’information de Ressources Humaines
SI : Systèmes d’information
RH : Ressources Humaines
