La digitalisation de la fonction Ressources Humaines (RH) et son impact sur la dynamique humaine au sein de l’entreprise

Problématique : La digitalisation au sein des services RH n’amoindrit-elle pas la dynamique humaine au sein des entreprises ?

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A quoi correspond la digitalisation de la fonction RH ?

La fonction RH peut être définie comme la gestion des individus au travail au sein des organisations. Différentes missions sont rattachées à la fonction RH : le recrutement, la formation, la gestion des carrières et promotion, la paie et rémunération, l’évaluation du personnel, les relations sociales et la culture de l’entreprise, le temps de travail et la participation. A l’ère du numérique, on observe une évidente digitalisation de toutes ces fonctions. De manière générale, la digitalisation permet une réduction des coûts de processus (achat de consommables, frais d’envois, matériel d’archivage), une baisse de l’empreinte écologique (économie de papier), un gain de temps et de fiabilité. Si la digitalisation RH crée l’enthousiasme, elle soulève également un certain nombre de réserves [1] :

• Aisance inégale des collaborateurs face aux nouvelles technologies – difficulté à faire adopter ces transformations.
• Crainte de défaillances techniques (bugs informatiques, pertes de données, etc.)
• Doutes quant à la valeur juridique des documents numérisés (risques de contestation des droits à la retraite)
• Déshumanisation (que nous aborderons dans une deuxième partie de l’article) [2]

Voici une présentation des formes de digitalisation des fonctions RH , avec des exemple et le rôle de cette digitalisation pour chacune des fonctions

1. Recrutement

Définition : Le recrutement est l’ensemble des actions mises en œuvre pour trouver un candidat supposé correspondre aux besoins et compétences considérées comme requises à un poste de travail donné dans une organisation. 

La digitalisation du recrutement s’est accélérée ces dernières années. [3] Elle prend différentes formes :

• Des applications mobiles et des sites internet dédiés à la publication d’offres d’emploi et au recrutement. Exemple : Indeed, Meteojob. Nous pouvons noter que les sites en ligne sont le premier outil digital RH utilisé par les recruteurs et les candidats.
• Les CVthèques : base de données sur laquelle les candidats déposent leurs CV, qui sont accessibles par les entreprises et cabinets de recrutement. Exemple : CVthèque de Careerbuilder
• Les réseaux professionnels virtuels : Viadeo, Linkedin.
• Les blogs : certains candidats s’en créent pour “se vendre”. Il existe aussi des blogs RH, ou des plateformes, créées par les entreprises afin de proposer leurs offres.
• Les entretiens  par « Skype », les “chats-emplois” : certaines entreprises proposent aux candidats de dialoguer en direct avec la DRH.

Rôle de la digitalisation du recrutement : La digitalisation des processus RH facilite les prises de contacts entre les recruteurs et les travailleurs. Les recruteurs ont accès à des grandes bases de données (le « Big Data »), grâces des outils simples d’accès et d’utilisation, et diffusent leurs annonces largement. Cela permet également l’activation de réseaux et la transmission de l’information au-delà des filières habituelles du recrutement, en développant la cooptation par exemple (processus de recrutement qui consiste à recommander une personne de son réseau pour un poste). Les entreprises peuvent aussi renforcer leur « marque employeur », en se créant une présence et une visibilité en ligne, qui permet d’attirer autant des clients que de potentiels candidats. [4]

2. Formation professionnelle

Définition : Ensemble des dispositifs qui permettent à un individu d’acquérir le savoir, le savoir-faire et le savoir-être (capacité et aptitude), nécessaires à l’exercice d’une activité professionnelle. La formation répond aux attentes des entreprises comme des salariés dans la mesure où elle favorise l’employabilité du personnel, l’adaptation des compétences aux besoins des entreprises et l’évolution professionnelle. [5]

Formes de digitalisation de la formation professionnelle :

• Plateformes de formation en ligne (accès restreint ou non, gratuité ou non) Ex : MOOC (Massive Online Open Course)
• Applications mobiles et sites permettant l’apprentissage avec un accès en continu d’informations formation en ligne ouverte à distance.
• Formation associant des cours à distance et cours en présentiel.
• Partage de documents, travail collaboratif (Google Docs et Drive, etc.).
• Outils interactifs en présentiel. Exemple : Kahoot (outil qui permet de créer des quiz interactifs en formation).
• Utilisation d’outils de présentation graphique lors des formations:  photos, vidéos (Power point, youtube, Canva).

Rôle de la digitalisation de la formation : Cela permet de faire évoluer l’offre globale de formation et de réduire les inégalités d’accès à la formation. La digitalisation de la formation offre des formations personnalisées et adaptées aux profils et aux situations. Le système d’organisation de l’apprentissage est rendu plus souple, notamment en permettant aux apprenants de gérer la formation à leur propre rythme, et en minimisant les contraintes temporelles, logistiques et géographiques. [6]

3. Évaluation du personnel

Définition : L’évaluation est un jugement porté sur les comportements et tâches d’un salarié dans l’exercice de ses fonctions. Le jugement peut être exercé sous différentes formes : notation, inventaire des points forts et des points faibles par rapport à la fonction exercée, bilan professionnel par rapport aux objectifs du précédent entretien. Il existe différentes méthodes d’évaluation : entretiens individuels, entretiens collectifs, auto-évaluation, méthode « 360° » (évaluation de ses collaborateurs).

Formes de digitalisation de l’évaluation du personnel :

• Logiciels informatiques qui permettent de compléter des formulaires d’entretien. Exemple : Talentsoft.
• Diffusion de grilles de notation informatique.

 Rôle de la digitalisation de l’évaluation du personnel : Cela permet de réduire le temps des processus d’évaluation, d’harmoniser et d’appliquer le même système à tous les collaborateurs.

4. Paie et Rémunération

Définition : La rémunération est la contrepartie apportée à un salarié en échange d’un travail fourni ou de services rendus. Cela correspond à un ensemble d’avantages et de montants versés au salarié. On l’associe généralement au salaire, mais il s’agit également de primes, d’avantages en nature ou d’autres sommes versées distinctement du salaire, qui permettent d’attirer, de motiver et de conserver les salariés. [7]

Formes de digitalisation de la rémunération :

• Dématérialisation des fiches de paie : permet à tout employeur de remettre, avec l’accord du salarié, le bulletin sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.
• La déclaration sociale nominative (DSN) : déclaration basée sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie.

Rôle de la digitalisation de la rémunération : Cela fait gagner du temps et permet une meilleure traçabilité et fiabilité des informations.

5. Gestion des carrières

Définition : Il s’agit de la conception et mise en oeuvre des parcours personnalisés pour les salariés. Ainsi, la gestion de carrière en entreprise doit être anticipative et proactive afin de répondre au mieux aux besoins actuels et futurs de l’entreprise, tout en prenant en compte les forces et intérêts des collaborateurs. De ce fait, c’est une véritable opportunité pour eux puisque elle s’effectue par les moyens de la formation, la promotion, etc.^[8]

Formes de digitalisation de la gestion des carrières :

• Utilisation de logiciels qui regroupent des informations sur les carrières des salariés. Ces logiciels permettent de construire pour chaque personne de l’entreprise des plans d’actions personnalisés, et ainsi permettre de développer une conversation transparente entre managers et équipes.
• Outils de digitalisation de la formation (précédemment décrits), car la formation fait partie intégrante de la gestion des carrières et des talents.

Rôle de la digitalisation de la gestion des carrières : Les outils de digitalisation permettent d’impliquer l’ensemble de l’entreprise et de n’oublier personne car, d’après l’enquête de l’ANDRH^[10], la gestion des carrières concerne surtout les hauts potentiels (56,54 %) et les cadres (48,10 %), mais cela reste très dépendant de la politique de l’entreprise. La digitalisation de la gestion des carrières permet de prendre en compte tout le personnel, et de personnaliser la gestion de chaque employé grâce, notamment, à la mise en place du Big Data ((récolte et diffusion massive de données)

6. Temps de travail

Définition : Le temps de travail se définit comme la période pendant laquelle le salarié est à la disposition de l’employeur, exécute sa prestation de travail et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ^[11].

Formes de digitalisation de la gestion du temps de travail ⁵ :

• A l’heure où la pointeuse carton est dépassée, des logiciels ont été mis en place, permettant d’optimiser la planification des ressources humaines et l’organisation des horaires de travail afin de garantir à chaque service une parfaite adéquation entre les effectifs, les compétences individuelles et la charge de travail prévisionnelle (les managers peuvent ainsi gérer les plannings d’équipe avec tous les imprévus et les collaborateurs peuvent réaliser toutes leurs demandes et résultats plus facilement). 
• Une autre solution a été mise en place suite à l’essor des nouvelles technologies et la mobilité de plus en plus élevée des employés : les applications mobiles. Elles permettent en outre aux collaborateurs en déplacement ou ne se situant pas dans les locaux de déclarer leur temps de travail, signaler ses activités et autres informations importantes à indiquer.

Rôle de la digitalisation de la gestion du temps de travail ^[12] : Cela favorise le contrôle du respect des obligations légales (gestion des 35 heures, des heures supplémentaires, du temps de repos…), ainsi que l’atteinte des objectifs de productivité, de rentabilité et d’efficacité.

7. Participation

Définition : La participation est une mesure qui vise à faire profiter les salariés des bons résultats d’une entreprise. Ce procédé est obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés quels que soient leur secteur d’activité ou leur effectif ^[13]. La participation fait partie de la rémunération du salarié, abordé précédemment.

Formes de digitalisation de la participation : IL existe des nouveaux logiciels de calcul qui permettent la prise en compte de plusieurs critères et donc de calculer la participation exacte pour chaque employé.

Rôle de la digitalisation de la participation : Cela favorise le respect de la législation sur la participation et de calculer plus rapidement et précisément la participation.

8. Culture d’entreprise

Définition : La culture d’entreprise correspond à un ensemble de connaissances, de valeurs et de comportements qui facilitent le fonctionnement d’une entreprise en étant apprises dans le temps et partagées par la plupart de ses membres.

Formes de digitalisation de la culture d’entreprise :

• Le community management ( Facebook, instagram…)
• Réseaux sociaux d’entreprise, boîtes à idées numériques

Rôle de la digitalisation de la culture : Solidifier la culture d’entreprise et renforcer son image.

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Pour plus d’informations :

[1] La gestion des ressources humaines. Chloé Guillot-Soulez. Gualino Lextenso Editions. 6^ème édition (2013-14)

[2] https://www.forbes.fr/technologie/la-digitalisation-du-recrutement-une-revolution-en-marche/

[3] https://blog.calexa-group.com/digitalisation-recrutement-rh

[4] https://www.morganmckinley.fr/fr/article/la-digitalisation-rh-levier-de-croissance-de-lentreprise

[5]https://www.formation-professionnelle.fr/2015/10/26/formateurs-pourquoi-et-comment-digitaliser-les-formations/

[6] https://thinkovery.com/blog/quest-ce-que-la-digitalisation-de-la-formation/

[7] https://www.cegid.com/fr/blog/dematerialisation-bulletins-de-paie-enjeux/

^[8] https://www.cegid.com/fr/definition/gestion-de-carriere/https://www.appvizer.fr/magazine/ressources humaines/gestion-talents/gestion-des-talents-et-digitalisation-de-lentreprise-quel-outil-choisir

^[9] http://go.cornerstoneondemand.com/rs/076-PDR 714/images/La%20gestion%20des%20talents%20dans%20les%20entreprises%20fran%C3%A7aises%202017. df?aliId=182190127

^[10] https://www.andrh.fr/l-actualite/liste-des-actualites/la-gestion-des-talents-dans-les-entreprises-francaises-2017

^[11] Décret n° 2000-815 du 25 août 2000 relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique de l’Etat

^[12] https://www.myrhline.com/actualite-rh/la-gestion-du-temps-de-travail-un-veritable-enjeu-rh.html

^[13] https://www.journaldunet.fr/management/guide-du-management/1201047-la-participation/

^[14] Organizational Culture and Leadership (Anglais) Broché – 27 août 2010 – de Edgar H. Schein

^[15] https://www.digitall-conseil.fr/definition-digitalisation/

^[16] https://www.novrh.com/pourquoi-comment-digitaliser-vos-processus-rh/?fbclid=IwAR2ncFeO0-Qui-1gxijx8URZeH2_hLWKkQM8lKAL_uHvsbt8lpx8hMcIrPo

^[17] https://www.digitall-conseil.fr/histoire-transformation-digitale/

^[18]https://www.lesechos.fr/idees-debats/cercle/cercle-169318-face-au-digital-accompagner-lhumain-pour-transformer-lentreprise-2082678.php

^[19] Isabelle Cousserand-Blin et Nathalie Pinède, « Digitalisation et recrutement », Communication et organisation [En ligne], 53 | 2018, mis en ligne le 01 juin 2018, consulté le 24 juillet 2018. URL : http://journals.openedition.org/communicationorganisation/5939

^[20] Ertzscheid, O. (2009). L’homme, un document comme les autres. Hermès, La Revue, 53,(1), 33-40. https://www.cairn.info/revue-hermes-la-revue-2009-1.htm-page-33.htm.

^[21]  Le terme de « graph social » a été utilisé et mis en évidence par Marc Zuckerberg, fondateur de Facebook.

^[22] Arnaud Povéda, « L’identité numérique des jeunes diplômés : les risques de l’absence », Études de communication [En ligne], 47 | 2016, mis en ligne le 01 décembre 2018, consulté le 23 janvier 2017. URL : http://edc.revues.org/6687 ; DOI : 10.4000/edc.6687

^[23]  https://www.focusrh.com/recrutement/e-recrutement-sites-emploi-21588.html